Как работи обработката на фактури в AIK — стъпките, проверките и предпазителите

Alexander Krastev · 2026-10-26

Програма, която „чете фактури с изкуствен интелект“, звучи просто. Въпросът, който счетоводителят задава веднага, е друг: какво става, когато сгреши? Тази статия описва целия път на една фактура в AIK — от папката до таблицата — и всяко място, където нещо я спира.

1. Откъде идват фактурите

• от папка в „Моите файлове“ — например „incoming“, където ги пускате;
• от папка на вашия компютър, чрез малката програма AIK Worker;
• от прикачени файлове в имейл, когато пристигне писмо (пощата само се чете, писмото не се маркира като прочетено);
• по график — например всяка сутрин в 9:00 — или с едно изречение в чата на AIK.

Файл, който вече е обработен, не се обработва втори път.

2. Четене — единствената стъпка с изкуствен интелект

AI моделът прави само едно: чете документа и попълва полетата, които сте описали — доставчик, ЕИК, номер, дата, основа, ДДС, обща сума, IBAN. PDF с текст се чете като текст; сканирани листове и снимки от телефон се четат като картина, с OCR като резерва. Отговорът трябва да е в точно зададения вид — поле по поле, без свободен текст. Моделът отбелязва и полетата, в които не е сигурен.

Моделът го избирате вие — облачен или локален, на ваш сървър.

3. Проверки — правят ги обикновен код, не AI

Тук е разликата. Числата не се вземат на доверие:

• сметката — сборът на редовете срещу общата сума;
• ДДС — 20, 9 или 0 % от основата, и основа + ДДС = общо;
• ЕИК — контролната цифра; по желание и справка в Търговския регистър и в европейската система VIES;
• сменен IBAN — сметката се различава от последната приета фактура на същия доставчик: най-честата измама с фактури;
• несигурни полета — каквото моделът не е прочел уверено;
• нов доставчик и сума, далеч от обичайната за него;
• дубликат — същият номер вече е обработен;
• електронен подпис на PDF, по желание.

За фактурите сметката, ДДС, ЕИК, сменен IBAN и несигурните полета са включени от самото начало. Проверките сравняват само с вашите собствени фактури — никога с тези на друг клиент.

4. Предпазителят: съмнителното чака човек

Фактура, която не мине проверка, не влиза в таблицата. Задържа се със записана причина — „IBAN се различава от последната фактура“ — и чака. Отваряте я, поглеждате оригинала и решавате: Одобри — записва се; Откажи — файлът отива в папка „Failed“. AIK не решава вместо вас.

5. Какво се случва с данните

Приетите фактури отиват там, където сте избрали — Excel, CSV или JSON, ваша база данни, система с API или имейл с отчет. Обработените файлове се подреждат в папки „Processed“ и „Failed“ по дати.

6. Пускане без риск

• Пробен режим — AIK чете фактурите, но не записва и не праща нищо. Сравнява всяка с таблицата, която вече водите на ръка, и брои поредните съвпадения. Включвате го, когато резултатът ви убеди.
• Сравнение на модели — същите ваши фактури, прочетени от няколко модела един до друг, преди да изберете.
• Тестово пускане — целият процес минава, но нищо не се записва, мести или праща; накрая виждате списък какво щеше да стане.

Какво не прави

Не пише директно в счетоводна програма — резултатът е таблица, която програмата ви внася с нейния импорт. Не плаща нищо и не одобрява задържани фактури сама. Точността зависи от модела и от качеството на снимката — затова съществуват проверките.

Пробвайте

Качете няколко ваши фактури безплатно на aikautomation.com и вижте таблицата и задържаните. За инсталация на ваш сървър — пишете ни. Повече за продукта: Автоматизация на фактури.