Как да автоматизирам въвеждането на фактури в счетоводството

Alexander Krastev · 2026-09-25

Всеки месец една и съща работа: фактурите идват като PDF, сканирани листове или снимки от телефон, и някой ги преписва — доставчик, ЕИК, номер, дата, сума, ДДС. Двадесет фактури са час. Двеста са ден, а към сто и петдесетата започват грешките.

Какво всъщност трябва да се автоматизира

Не „копиране на текст от PDF“ — това всеки инструмент го може. Трудното е другото:

Снимки и сканирани фактури. Половината от получените не са текст, а картина. Инструментът трябва да я прочете, не да остави празен ред.
Суми, които не се връзват. Редове, които не дават общата сума; ДДС, което не е 20 %, 9 % или 0 % от данъчната основа. Инструмент, който ги прехвърля вярно, е автоматизирал грешката.
Доставчикът. Много счетоводни програми вече дават грешка при несъществуващ ЕИК и сами попълват името от Търговския регистър. Но рядко никои сравнява името на фирмата, отпечатано на фактурата.

Как го прави AIK

Описвате веднъж какво да се извлича от фактурата — полетата. За фактурите има готов шаблон: доставчик, номер, дата, основа, ДДС, обща сума, ЕИК. След това:

агентът чете всяка фактура сам — PDF, скан или снимка — и попълва таблица (Excel или CSV);
по избор проверява сметката: сбор на редовете, ставка и сбор на ДДС, контролната цифра на ЕИК, и по желание — ЕИК-а в Търговския регистър и в регистъра по ДДС;
фактура, която не минава проверка, не влиза в таблицата, а чака човек да я прегледа и одобри;
обработените файлове се подреждат в папки по дата, за да не се обработят два пъти.

Може да работи по график — всяка сутрин в 9:00, например — върху папката, в която пристигат фактурите.

Какво още не прави

Не пише директно в счетоводната програма. Резултатът е таблица; ако програмата ви може да внася от Excel или CSV, това е последната стъпка — на ръка или с нейния импорт. Директна връзка с конкретни програми е следващото, което правим, и ще я правим с първите клиенти, които ги ползват .

Къде остават фактурите

AIK може да работи в нашия облак или на ваш собствен компютър или сървър. Във втория случай фактурите не излизат от сградата — ако ползвате и локален езиков модел. Моделът, който чете фактурите, го избирате вие.

Пробвайте

AIK може да се тества безплатно на aikautomation.com — качете една фактура и вижте таблицата. За инсталация на ваш сървър, с вашите полета и проверки, купувате лиценз и ние я инсталираме.

Цялото решение — с проверка на ЕИК, ДДС и IBAN — е описано на страницата Автоматизация на фактури за счетоводители.